این قرارداد برای شروع یک همکاری بین صاحبان سایت یا کافرما و شخصی به عنوان مدیر یا ادمین سایت تنظیم می شود. بسیار افرادی هستند که در حوزه اینترنت و سایت، به طور دورکار فعالیت دارند. امروزه صاحبان سایت یا کارفرماها به این نتیجه رسیده اند که، داشتن سایت معتبر یکی از مواردی است که اعتبار کسب و کارها را پشتیبانی می دهد.
حال بسیاری از مدیران سایت، به دلیل تجربه ناکافی، ترجیح می دهند که افرادی را برای نظارت این امور استخدام نمایند. از این رو لازم است که قراردادی بین کارفرما و ادمین سایت نوشته شود. شخصی که به عنوان ادمین یا مدیر سایت استخدام می شود، باید اطلاعات کافی برای انجام امور مختلف سایت داشته باشد؛ ایده پرداز باشد تا باعث رونق و رشد گردد.
• مدیر سایت باید براساس شرح وظایفی که در موضوع قرارداد آمده است، عمل کند و تمام مواردی که از او خواسته شده است را انجام دهد.
• مدیر سایت باید به طور روزانه کارفرما را در جریان فعالیت‌های سایت قرار دهد.
• حفظ اموال و اطلاعات اساسی وب سایت به عهده مدیر سایت است.
• اگر اطلاعات و اخبار خصوصی وب سایت افشا شود، مسئولیت آن به عهده مدیر سایت خواهد بود.
• مدیر سایت به منظور انجام بهتر و سریع‌تر موضوع قرارداد و رسیدگی به جنبه‌های مختلف سایت، می‌تواند افراد دیگری را به عنوان نیروی کار در اختیار بگیرد.
• نیروهای متخصصی که مدیر سایت به کار می‌گیرد با مسئولیت خودش خواهد بود و کارفرما تعهدی در مقابل آنها نخواهد داشت. مدیریت، رسیدگی و حتی حق الزحمه آنها نیز با مدیر سایت خواهد بود.
• مدیر سایت باید تعهد بدهد که در حفظ اطلاعات و محرمانگی سایت کوشا خواهد بود.
• هرگونه سو استفاده از بخش فروش وب سایت یا بخش‌های دیگر با اهداف شخصی، برای مدیر سایت ممنوع است و در صورت مشاهده چنین فعالیت‌هایی با او برخورد خواهد شد.
• طراحی سیستم دسترسی برای کافرما و ارائه اطلاعات و گزارش کار به او
• تامین، بارگذاری و اصلاح محتوا
• محتوا باید در ارتباط مستقیم با محصول مورد نظر یا خدمات اساسی سایت باشد.
• مدیریت و کنترل و بررسی فعالیت نیروهای تولید محتوا و فنی
• مدیریت امور مربوط به پشتیبانی و ارتباط و پاسخگویی به مشتریان
• طراحی و بروز رسانی بخش‌های مختلف و افزونه‌های سایت
• بهبود عملکرد بخش فروش محصولات و ثبت سفارشات
• پیگیری انجام شدن سفارشات
• بک آپ گیری یا پشتیبان گیری که معمولا باید به صورت روزانه انجام شود.
• بهینه سازی محتوا و مطالب و سئو سایت
• ارائه آموزش و توضیحات مرتبط به کارفرما (در صورت تمایل کارفرما)
صاحبان سایت در هنگام عقد قرارداد با پشتیبانان سایت، هر آنچه که مد نظرشان می باشد را با آگاهی کامل طبق نیازهایشان اقدام به تنظیم قرارداد می نمایند. کارفرما با ذکر جزئیات در قرارداد، پشتیبان را به آگاهی کامل می رساند تا در آینده هیچ گونه ابهام و اختلافی در این زمینه میان طرفین قرارداد باقی نماند. برای مثال اگر شما نیاز به پشتیبانی امنیتی در رابطه با سایت خود دارید شیوه محافظت از سایت و ابزارهای لازم برای جلوگیری از هک شدن سایتتان را باید در قرارداد خود عنوان کنید.
برای پشتیبانی و نگهداری از یک سایت اولین گام دسترسی پیدا کردن به آن سایت است. برای دسترسی به سایت شخص کارفرما یا دارنده سایت می‌باید داده‌ها و اطلاعات موردنیاز برای پشتیبانی سایت را در اختیار شخص پشتیبان قرار بدهد. این داده‌ها که به آنها data نیز گفته میشود دارای انواع و اقسام مختلفی بوده که با توجه به میزان اهمیت و محرمانگی آنها دارای دسته‌بندی مختلف و متنوعی نیز هستند. در یک نمونه قرارداد پشتیبانی سایت اصولی، جزئیات این داده‌ها و اطلاعات و کلیه اسناد و مدارک موردنیاز در راستای انجام موضوع قرارداد می‌باید موردتوافق طرفین واقع‌شده و درنهایت در قرارداد درج شود.
همان‌طور که بیان شد لازمه ارائه خدمات مرتبط با نگهداری و پشتیبانی از سایت، داشتن اطلاعات و داده‌های ویژه‌ای در رابطه با سایت موضوع قرارداد است. این اطلاعات عموماً شاکله اصلی و پایه هر وب سایتی را تشکیل می‌دهد. با توجه به این مسئله این داده‌ها توسط کارفرما محرمانه تلقی شده و در نتیجه برای جلوگیری از ورود هرگونه خسارت به شخص کارفرما بند محرمانگی یکی از اصلی‌ترین بندهای قرارداد پشتیبانی سایت خواهد بود. در ماده محرمانگی علاوه بر تعیین محدوده‌ی محرمانه تلقی شدن اطلاعات، ضمانت اجرای نقض این محرمانگی نیز باید مشخص شود. برای مثال در نمونه قرارداد پشتیبانی سایت، شما علاوه بر اینکه تعیین می‌کنید کدام‌یک از اطلاعات محرمانه هستند، ممکن است این‌گونه توافق کنید که در صورت افشای این اطلاعات شخص پشتیبان سایت موظف به پرداخت مبلغی به عنوان خسارت به شخص کارفرما خواهد بود.
• مشخصات دقیق طرفین قرارداد ذکر شود
• موضوع مورد نظر و مبلغ ثمن معامله باید به طور کامل مشخص شود
• مدت زمان قرارداد زمان کار باید مشخص شود
• ضمانت اجرا طرفین برای حسن عمل به تعهداتشان
• درج مشخصات فنی و ظاهری سایت
در آخر می خواهیم به چند نمونه از ویژگی های قراردادهای سایت قراردادنویس اشاره ای داشته باشیم:
1. مشخصه یک قرارداد خوب و با کیفیت، لزوما قیمت پایین آن نیست؛ بلکه کامل و جامع بودن یک قرارداد است. مجموعه قرارداد نویس ضمن رعایت تمام جوانب، قراردادها را با یک قیمت مناسب ارائه می دهد
2. علاوه بر نسخه pdf که آماده پرینت می باشد، نسخه word همه قراردادها نیز بر روی سایت قرار گرفته است تا مخاطب بتواند موارد لازم را کم و زیاد کرده و به اصطلاح قرارداد را شخصی سازی نماید
3. با توجه به بندهای تعهد آور و قید ضمانت اجراهای لازم در قرارداد، دیگر نگران تخلف طرف مقابل نخواهید بود
4. از اتلاف وقت و بحث و جدل بین طراح و کارفرما بر سر تفاسیر قرارداد و نیز صرف هزینه های مادی فراوان جهت شکایت، پیشگیری خواهید نمود.
